EXCEL

¿Qué es el Microsoft Excel?

Microsoft Excel es una aplicación distribuida por la suite de oficina Microsoft Office, que se caracteriza por ser un software de hojas de cálculo, utilizado en tareas financieras y contables.

Es una aplicación para cualquier fórmula matemática y lógica.

 

¿Qué es una hoja de cálculo?

Una hoja de cálculo o planilla electrónica es un tipo de documento, que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas (las cuales se suelen organizar en una matriz bidimensional de filas y columnas).

¿Qué es un libro de trabajo?

Los documentos en Excel se denominan libros. Un libro está compuesto por varias hojas de cálculo que es almacenado en el disco duro como un fichero de extensión .xsl para versiones anteriores a Excel 2007 y extensión .xlsx para Excel 2007.

En la parte inferior izquierda de la ventana del libro existen unas etiquetas que permiten seleccionar la hoja de cálculo deseada. Cada vez que abrimos un nuevo libro de trabajo este se abrirá con tres hojas de cálculo.

La hoja activa aparece con el nombre en negrita y con un fondo blanco.

Haciendo clic sobre cualquiera de las etiquetas se accede a una hoja en la que se desea trabajar. También podemos movernos por las hojas mediante las barras de desplazamiento ubicadas junto a las Hojas de trabajo.

Abrir un nuevo libro:
1. Clic sobre el botón de Microsoft Office en Excel 2007 o menú Archivo para versiones anteriores.
2. Seleccionar la opción Nueva.

Abrir un libro existente:

Clic sobre el botón de Microsoft Office en Excel 2007 o menú Archivo para versiones anteriores.

Seleccionar el opción Abrir.

Aparecerá un cuadro de dialogo en el cual debe buscar el libro dentro de su respectiva ubicación.

Presione el botón Abrir.

Guardar un libro:

Clic sobre el botón de Microsoft Office en Excel 2007 o menu Archivo para versiones anteriores.

Seleccionar el opción Guardar.

Aparecerá un cuadro de dialogo en el cual debe indicar donde guardara el libro.

Escriba el nombre con el que guardara el libro.

Presione el botón de Guardar

¿Qué es una celda?

La celda de una hoja de cálculo es el lugar donde se pueden introducir datos o realizar cálculos, visualmente es un espacio rectangular que se forma en la intersección de una fila y una columna y se les identifica con un nombre, como por ejemplo C4 (C es el nombre de la columna y 4 el de la fila).

Las filas son horizontales y están identificadas por los números en secuencia ascendente. Las columnas en cambio están identificadas con las letras del alfabeto y van de forma vertical en la Hoja de Cálculo.

En las celdas se introduce cualquier tipo de información como texto o números, y también fórmulas o instrucciones para realizar un determinado cálculo o tarea.

¿Cómo se inicia una formula?

Las fórmulas permiten agilizar los procesos, ya que los cálculos se realizan de manera automática y si ya tenemos la fórmula creada, resulta mucho más fácil copiarla a otras celdas que empezar a realizar una por una. Una fórmula en Excel es una expresión que se utiliza para realizar cálculos, generando un nuevo valor que estará en la celda en la cual se introduce la fórmula, están conformadas por operadores de cálculo, operandos y en otras ocasiones con funciones.

Las fórmulas en Excel se inician o con el signo + o con el = Excel realiza las operaciones de una fórmula, de acuerdo al orden que el Excel tiene preestablecido y se evalúa, de izquierda a derecha. Para crear una fórmula, me debo ubicar en la celda donde deseo dejar la fórmula. Se pueden escribir: Directamente en la celda utilizando el teclado, si tenemos claras las direcciones de celda que queremos utilizar. Para establecer las direcciones de las celdas, ubicarlas con las flechas de desplazamiento del teclado. Luego de haber colocado el + o el = utilizar el puntero del mouse y hacer clic sobre la celda que queremos referenciar.

¿Cómo se forma  la dirección de una celda?

Puede usar la función DIRECCION para obtener la dirección de una celda en una hoja de cálculo, con los números específicos de fila y columna. 

Por ejemplo, DIRECCION(2;3) devuelve $C$2. Otro ejemplo, DIRECCION(77;300) devuelve $KN$77. Puede usar otras funciones, como FILA y COLUMNA, para proporcionar los argumentos de número de fila y columna para la función DIRECCION.

Tipos de datos que pueden introducirse a una celda.

cada celda de Excel puede contener solamente tres tipos de datos:

Valores numéricos

Texto

Fórmulas

Valores numéricos en Excel

El primer tipo de dato que analizaremos serán los valores numéricos los cuales representan cantidades, montos, porcentajes, etc.  Cuando ingresamos un valor numérico en una celda el contenido será alineado a la derecha:

Un valor numérico puede tener un formato especial, es decir, Excel puede desplegar el valor numérico de diferentes maneras. Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes observar que las columnas B y C tienen los mismos valores numéricos que la columna A pero son desplegados de una manera diferente:

Es importante distinguir entre el valor de una celda y el valor desplegado por la celda. En el ejemplo anterior las celdas de una misma fila tienen el mismo valor pero son desplegados de manera diferente debido al formato aplicado a la celda el cual modifica la apariencia pero no su valor. Para este ejemplo el formato de las columnas B y C fue aplicado utilizando la lista de formatos que se encuentra en la pestaña Inicio, dentro del grupo Número.

Las fechas en Excel son números:

Uno de los datos que vemos frecuentemente en Excel son las fechas y que pueden desplegarse de diferentes maneras. En la siguiente imagen puedes observar diferentes formatos que Excel puede aplicar a una misma fecha:

Aunque cada celda muestra un formato de fecha diferente, en realidad todas las celdas tienen el mismo valor. Una manera de conocer el valor numérico de una fecha es cambiando el formato de la celda al formato general. En la siguiente imagen he copiado los mismos valores de la columna A en la columna B y he aplicado el formato General.

De esta manera podemos observar que la fecha 01/01/2013 es en realidad el valor numérico 41275. La manera en que Excel calcula dicho número es obteniendo la cantidad de días transcurridos a partir del 1 de enero de 1900. Una manera de comprobar que la numeración comienza con esa fecha es ingresando el número 1 en una celda y posteriormente cambiar su formato a Fecha y Excel desplegará el valor 01/01/1900 dentro de la celda.

La ventaja de manejar las fechas como valores numéricos es que los cálculos entre fechas se facilitan mucho. De esta manera, al hacer la resta de dos fechas Excel obtendrá  fácilmente la diferencia en días porque en realidad estará haciendo una simple resta de valores numéricos. Es por esta razón que las fechas en sí mismas no son un tipo de datos en Excel, si no que pertenecen al grupo de datos numéricos de la herramienta.

Precisión de los valores numéricos

En cuanto a los valores numéricos en Excel 2013 tenemos una precisión de hasta 15 dígitos, es decir, como máximo podemos tener un número de 15 dígitos. Por ejemplo, si ingresamos el números 123456789012345 en una celda, Excel lo guardará con la precisión indicada ya que el número consta exactamente de 15 dígitos pero si agregamos un 6 al final del número anterior para tener el valor numérico 1234567890123456 entonces Excel guardará dicho número con el valor 1234567890123450.

Aunque este tema podría parecer preocupante, la realidad es que muy pocos usuarios de Excel tienen problemas con esta limitante porque nunca llegan a manejar valores numéricos que requieran más de 15 dígitos.

Texto en Excel

El otro tipo de dato en Excel es el texto, que inevitablemente encontraremos en nuestras hojas de Excel ya que es utilizado para indicar diversos tipos de datos como los nombres de empleados o códigos de clientes que necesitamos incluir para dar significado a otros valores numéricos de nuestra hoja.

Por texto entendemos aquellas cadenas que están formadas por caracteres alfanuméricos y/o símbolos especiales. Una manera de identificar fácilmente una celda con un valor de texto es porque dicho valor se alineará de manera automática a la izquierda. Inclusive, un valor que comience por un número seguido de algunas letras es considerado texto y por lo tanto estará alineado a la izquierda de cualquier celda. A continuación puedes observar algunos ejemplos de celdas que contienen texto:

Formulas en Excel

A parte de los valores numéricos y el texto, una celda de Excel puede contener una fórmula que no es más que un conjunto de “instrucciones” que manipularán los valores numéricos o texto y nos devolverán un resultado.

Ya que las fórmulas son la base de Excel trataremos su uso en varias lecciones posteriores. Por ahora solo debes recordar que una fórmula hace uso de los valores numéricos y el texto para hacer algún cálculo u operación y devolvernos un resultado que a su vez será un valor numérico o un texto.

Operadores Matematicos.

Operadores

Operadores de cálculo en las fórmulasLos operadores especifican el tipo de cálculo que se desea realizar con los elementos de una fórmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de cálculo: aritmético, comparación, texto y referencia.

Operadores aritméticos
Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación, combinar números y generar resultados numéricos, utilice los siguientes operadores aritméticos.

Operador aritmético	Significado (Ejemplo)
+ (signo más)	Suma (3+3)
- (signo menos)	Resta (3-1) Negación (-1)
* (asterisco)	Multiplicación (3*3)
/ (barra oblicua)	División (3/3)
% (signo de porcentaje)	Porcentaje (20%)
^ (acento circunflejo)	Exponenciación (3^2)

Operadores de comparación
Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO.

Operador de comparación	Significado (Ejemplo)
= (signo igual)	Igual a (A1=B1)
>(signo mayor que)	Mayor que (A1>B1)
<(signo menor que)	Menor que (A1<B1)
>= (signo igual o mayor que)	Igual o mayor que (A1>=B1)
<= (signo igual o menor que)	Igual o menor que (A1<=B1)
<>(signo distinto de)	Distinto de (A1<>B1)

Operador de concatenación de texto
Utilice el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto.

Operador de texto	Significado (Ejemplo)
& ("y" comercial)	Conecta o concatena dos valores para generar un valor de texto continuo ("Viento"&"norte")

Operadores de referencia
Combinan rangos de celdas para los cálculos con los siguientes operadores.

Operador de referencia	Significado (Ejemplo)
: (dos puntos)	Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, éstas incluidas (B5:B15)
, (coma)	Operador de unión que combina varias referencias en una sola (SUMA(B5:B15,D5:D15))
(espacio)	Operador de intersección que genera una referencia a celdas comunes a las dos referencias (B7:D7 C6:C8)

Orden en que Excel ejecuta las operaciones en las fórmulasLas fórmulas calculan los valores en un orden específico. Las fórmulas de Excel siempre comienzan por un signo igual (=). El signo igual indica a Excel que los caracteres siguientes constituyen una fórmula. Detrás del signo igual están los elementos que se van a calcular (los operandos), separados por operadores de cálculo. Excel calcula la fórmula de izquierda a derecha, según el orden específico de cada operador de la fórmula.

Precedencia de los operadoresSi se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la tabla a continuación. Si una fórmula contiene operadores con la misma precedencia (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división), Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha.

Operador	Descripción
: (dos puntos)   (un solo espacio) , (coma)	Operadores de referencia
-	Negación (como en -1)
%	Porcentaje
^	Exponenciación
* y /	Multiplicación y división
+ y -	Suma y resta
&	Conecta dos cadenas de texto (concatenación)
= < > <= >= <>	Comparación

10 Funciones

1. BUSCARV

Me atrevo a decir que es la que más uso con diferencia a la hora de montar tablas para dashboards sobre visitas o conversiones. Esta función busca un valor en una columna de una matriz y devuelve el valor de otra columna de la misma fila del valor encontrado.

Su uso combinado con CONCATENAR la convierte en una herramienta perfecta para automatizar el rellenado de tablas.

BUSCARV: (valor_buscado; matriz_buscar_en; indicador_columnas; ordenado).

VALOR_BUSCADO: valor del índice de la tabla que vamos a buscar.

MATRIZ_BUSCAR_EN: matriz de 1 o más columnas. La primera columna será la columna referencia donde se buscará valor_buscado.

INDICADOR_COLUMNAS: número de la columna donde están los datos que queremos que devuelva la función.

ORDENADO: (opcional) es el valor lógico sobre la coincidencia del valor_buscado. VERDADERO = coincidencia exacta y FALSO = coincidencia aproximada.

Ejemplo:

2. SI.ERROR

Esta la utilizo en combinación con BUSCARV a la hora de auto rellenar tablas de datos.

SI.ERROR: (valor; valor_si_error)

VALOR: valor donde buscamos el error.

VALOR_SI_ERROR: valor que devuelve en caso de error.

Ejemplo:

3. SI

Esta función la suelo utilizar, sobre todo, combinada con BUSCARV y ESTEXTO o ESNUMERO. En base a una prueba lógica, devuelve un valor en caso de que la evaluación de la prueba lógica sea VERDADERO u otro en caso de que sea FALSO.

SI(prueba_lógica; valor_si_verdadero; valor_si_falso)

Ejemplo:

4. SUMAR.SI

Suma el valor de las celdas de un rango en base a un criterio.

SUMAR.SI(rango; criterio; rango_suma)

RANGO: rango que queremos evaluar.
CRITERIO: criterio para sumar. Por ejemplo, “>5″ ,”40” o “marca”.
RANGO_SUMA: rango de celdas a sumar.

Ejemplo:

5. CONTAR.SI

Cuenta el número de celdas no vacías que cumplen con el criterio definido.

CONTAR.SI (rango; criterio)

RANGO: rango del que queremos contar las celdas.
CRITERIO: criterio para sumar. Por ejemplo, “>5″ ,”40” o “marca”.

Ejemplo:

6. IZQUIERDA / DERECHA / LARGO / ENCONTRAR

Complicándote un poco la vida, la combinación de estas cuatro funciones es ideal para poder parsear URLs.

IZQUIERDA (texto; num_caracteres): devuelve los primeros num_caracteres de texto.

DERECHA (texto; num_caracteres): devuelve los últimos num_caracteres de texto.

LARGO (texto): devuelve el número de caracteres de una cadena de texto.

ENCONTRAR (texto_a_encontrar; dentro_del_texto;

 NUM_INICIAL): devuelve la posición del primer caracter de la cadena de texto a buscar.

Ejemplo:

 

7. MAX/MIN

 Devuelve el valor máximo/mínimo de un rango definido.

MAX(rango) 

MIN(rango)

Ejemplo:

 

8. K.ESIMO.MAYOR / K.ESIMO.MENOR

Con estas funciones, podemos sacar el término k-ésimo mayor o menor de un rango o matriz de datos.

K.ESIMO.MAYOR(matriz; k)

K.ESIMO.MENOR(matriz; k)

Ejemplo:

9. COINCIDIR / INDIRECTO

Con la función COINCIDIR podemos conocer la posición relativa de un valor en una matriz.

COINCIDIR(valor_buscado; matriz_buscar_en; tipo_de_coincidencia)

·       valor_buscado: valor del índice de la tabla que vamos a buscar.

·      
matriz_buscar_en: matriz de 1 o más columnas en la que queremos buscar un valor.

·      
tipo_de_coincidencia: puede ser 0 (devuelve la posición del primer elemento con coincidencia exacta), 1 (mayor valor menor o igual al valor buscado) o -1 (menor valor mayor o igual al valor buscado).

En el caso de INDIRECTO, podemos crear la referencia a una celda con una letra y un número que conforman la posición de una celda. Combinado con la función COINCIDIR, podremos crear referencias dinámicas en función de unos parámetros.

INDIRECTO(ref; a1)

REFERENCIA: es la referencia a una celda como texto entrecomillado.
a1: valor lógico que especifica el estilo de la celda. Si lo omitimos o ponemos VERDADERO, el estilo es a1. Si queremos usar el estilo f1c1, deberemos poner FALSO.

Ejemplo:

10. SeoTools

Aunque no se trata de una función en si, no podía dejarme fuera de la lista un complemento que no puede faltar en el listado de herramientas de cualquier SEO adicto a Excel: SeoTools for Excel.

Con este complemento, tendrás disponible un buen número de funciones específicas para analizar determinados aspectos SEO, como por ejemplo:

·       HttpStatus

·       HtmlTitle

·       HtmlMetaDescription

·       HtmlH1

·       HtmlCanonical

·       GooglePageRank

·       DomainAge